贺州学院干部人事档案管理方法（试行）

第一章 总则

第一条 为加强干部人事档案管理工作，落实从严管理干部要求，推进干部人事档案科学、规范管理，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

第二条 干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

第三条 干部在贺州学院履职期间产生的应归档文件，应按照上级单位要求定期进行管理。

第二章 管理机构和组成人员

第四条 干部人事档案室设在人事处，专职负责干部人事档案管理工作。

第五条 人事处负责人与组织部负责人组成档案工作协调机制，协调处理本校干部人事档案工作重大事务和重要事项。

第六条 人事处按有关文件规定配备与工作量相匹配的专（兼）职档案工作人员，具体承担干部人事档案各项业务工作。

第七条 干部档案室工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第八条 专职从事干部档案管理的工作人员应忠于职守，增强安全保密意识，严格执行党和国家规定的法规、制度，确保做好档案安全保密工作；定期应接受上级干部人事档案管理部门的业务培训，保持相对稳定，如调离工作岗位，应及时报告主管部门，并在15天内做好档案资料交接工作。

第三章 干部人事档案室工作职责

第九条 干部人事档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发，全部档案应当集中、统一管理。档案管理包括各项材料的收集、整理、归档和利用等。

第十条 干部人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由组织人事部门另行指定专人管理。

第十一条 干部人事档案工作机构（含干部人事档案工作岗位，下同）的职责包括：

（一）贯彻执行干部人事档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

（二）制定并组织实施干部人事档案工作发展规划或计划；

（三）负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档等日常管理工作；

（四）负责干部人事档案信息化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（五）负责干部人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作；

（六）配合有关方面调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；

（七）办理其他干部人事档案管理有关事项。

第四章 人事档案管理范围及归档要求

第十二条 干部人事档案室根据《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发﹝2009）12号）文件要求，对干部人事档案材料进行收集。

第十三条 材料形成部门应当按照相关规定审核材料，并在材料形成后1个月内主动向干部人事档案室移交，并填写《干部人事档案材料移交清单》（详见附件1），干部人事档案室根据清单内容对干部人事档案材料进行管理。

第十四条 干部人事档案室及其工作人员应当按照相关标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当在2个月内归档。

第十五条 对不应归档的材料，应区分情况及时转给有关部门或干部本人；无保存价值又不宜退回干部本人的，应登记并报主管领导批准后，予以销毁。

第十六条 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有材料形成日期。

第五章 干部人事档案审核范围与认定

第十七条干部人事档案全面审核，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、民族、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息，尤其要审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，原始依据材料是否完整、档案材料制作是否规范以及有关信息认定是否符合政策规定等。

第十八条 人事处干部人事档案室组织干部人事档案三龄两历的专项工作。每册档案需要经过初审、复审研究。复审人汇总问题并分析，提出初步处理意见。对干部重要信息真实性存疑的，干部本人要作出书面说明，由组织进行调查核实再进行认定。

第十九条 按照干部管理权限：区、市党委管理干部的信息，由同级党委组织部认定；科室负责人、中层领导干部由我校组织部与人事处共同认定；其他人员的信息，由我校人事处认定；个别特殊情况由学校党委常委会讨论后认定。

第二十条 审核的内容，干部本人意见与组织认定意见不一致的，以组织认定意见为准，并将认定结果告知本人，当场签字确认。拒不签字的，以组织认定为准。

第二十一条 在档案审核中，发现下列情形之一的，要立即进行调查核实或整改。在未调查核实或整改之前，暂缓或暂停考察、讨论决定，或停止办理任职、调动、录用、聘用等手续：

（一）干部档案中出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、民族、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等基本信息涂改，重要材料和信息涉嫌造假的。

（二）干部档案中缺少重要原始依据材料，干部基本信息记载前后差别较大，不能客观反映干部真实情况、影响干部任用资格条件的。

（三）干部本人对任前档案审核确认的基本信息，经政策解释或情况说明后，无正当理由拒不接受的。

（四）电话举报、信访举报或网上反映等涉及干部档案的重大问题没有查清的。

第六章 干部人事档案室日常管理

第二十二条 干部人事档案室工作人员根据干部人事档案主要内容和分类，按照相关标准和要求做好各项材料的整理归档。确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

第二十三条 干部人事档案室负责本档案室安全保密工作的宣传、教育、布置、检查等事宜。档案库房明显处应按照相关要求设置安全防火设备，切实做好库房的“八防”管理（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）。

第二十四条 坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业(复员)安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。

第二十五条 对于需要查（借）阅、复制和摘录干部人事档案材料的，按照有关规定（详见附件2-5）依据实际工作需要，由档案室工作人员请示人事处负责人进行把控，并做好档案利用登记审批手续。

第二十六条 对借出档案，档案工作人员要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告领导处理。

第二十七条 转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，按照国家有关规定，严格履行转递相关手续。

第二十八条 档案室工作人员在调离工作前，必须将档案、资料逐件点交清楚，双方在交接文据上签字盖章，离职后对所了解的机密情况不得泄漏。如发现有档案丢失或泄密情况，必须及时上报，立即追查，严肃处理责任者。未经允许任何人不得私自销毁档案。

第二十九条 档案室工作人员下班前要把取出的档案及时放回档案柜内，不得随意堆放。并履行检查制度，切断电源，关好门窗，确保安全。节假日及寒暑假前应重点检查库房门窗安全，清点档案并登记，催还借出的档案，将所有档案材料全部归入库房。

第七章 档案利用

第三十条 干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。

第三十一条 干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。

第三十二条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案:

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;

（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退(离)休、社会保险、治丧等;

（三）人才引进、培养、评选、推送等;

（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等;

（五）经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等;

（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等;

（七）其他因工作需要利用的事项。

第八章 纪律和监督

第三十三条 开展干部人事档案工作必须遵守《干部人事档案工作条例》有关纪律，接受纪检监察机关、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作的监督检查。

第三十四条 凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

第三十五条 档案管理部门和有关人员，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。党委组织部、人事处对干部人事档案工作和本管理办法实施情况进行监督检查。纪委办公室、监察处按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。

第九章 其他说明

第三十六条 本办法所依据的法律、法规和规范性文件发生变化时，按新的规定执行。未尽事宜按上级文件和学校有关规定执行。

第三十七条 本办法由人事处负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

 

附件：

1.干部人事档案材料移交清单

2.贺州学院查阅、利用、借用人事档案须知

3.人事档案借用审批表

4.人事档案查阅审批表

5.人事档案利用审批表